23948sdkhjf
Innehållet nedan modereras inte i förväg och omfattas därmed inte av webbplatsens utgivningsbevis.

Process optimering i IT – hur vet vi vad vi ska optimera?

| Medlemsnyhet | Företag Craftware

Om du vill stanna på toppen i den föränderliga moderna världens verksamhet, måste du kontinuerligt förbättra och förbättra dig.

Förra gången i artikeln Process optimering i IT – varför är det värt att göra det? förklarade vi att processoptimering är nödvändigt för att inte slukas av konkurrens eller den fria marknaden. Det är hög tid att svara på den viktiga frågan: hur optimerar du?

Låt oss börja med att identifiera några områden som vi kan optimera. Några exempel:

  • Verksamheten – processunderhåll, dagliga och repetitiva uppgifter.
  • Försäljning – kärnan i företaget och dess inkomstkälla.
  • Kundservice – att ta hand om kunderna på ett tillfredsställelse sätt samt deras stärka lojalitet.
  • IT – Ja! Detta område kan också förbättras.


Var och en av dessa områden har särskilda behov. Därför måste vi använda ett individuellt och skräddarsytt tillvägagångssätt i varje optimeringsprojekt. Målet med processoptimering bör vara tydligt definierat från början. Om vi till exempel vill spendera mindre pengar på ”business as usual”, då är syftet att optimera kostnaderna, och därför bör det definieras från början i vilken procentandel dessa kostnader måste minska med. Tack vare ett väldefinierat mål kommer vi att kunna utforska i det större perspektivet om projektet är framgångsrikt (eftersom det avsedda målet uppnås) eller är ett misslyckade.

I vissa branscher kan målet istället vara få ner antalet ställtimmar, det vill säga tiden då tillverkningen eller produktionen inte kan ske på grund av brist på resurser, dålig arbetsplanering, oregelbunden maskinservice eller en sammandragning av efterfrågan på produkten. När vi beslutar om något mål måste vi se till att det överensstämmer med företagets strategi. Annars kan prestationerna lätt bli frågor och projektet som sådant kommer aldrig att realiseras.

Lär känna företagets processer
För att nå målet bör projektgruppen lära känna de nuvarande processerna i organisationen mycket exakt. En god praxis är att få dem uppräknade och beskrivna redan innan projektet påbörjas och tillägna den första fasen för en djupgående analys av företagets eller organisationens nuvarande tillstånd. Det är den så kallade as-is-modellen som sedan jämförs med den planerade nya modell – som ska till. Det är så vi dödar två flugor i en smäll: identifiera processen i en viss organisation och definiera områden som kan förbättras. Samtidigt kommer vi att ge våra intressenter ett bakgrundsmaterial att fatta kritiska beslut kring.

Nästa steg är att definiera en person (till exempel en processchef) som kommer att ha möjlighet att acceptera förändringar självständigt i händelse av oenighet mellan intressenter. Att uppnå ett sådant avtal är inte alltid möjligt eftersom det kan finnas många konkurrerande avdelningar som deltar i projektet. Ambitioner, mål och intressenters inställning till projektet spelar också in.

Om det inte går att definiera den minsta gemensamma nämnaren måste därför grunden för en styrkommitté finnas korrekt tillgänglig för projektet. Det kommer att göra det möjligt att undvika långa och stressiga förhandlingar vid en återvändsgränd. Det är värt att se till i vilken projektmetodik vi vill arbeta – är det att vara i modeller som Agile, Lean eller Waterfall. Den måste anpassas till organisationens struktur och kultur samt till tillgängligheten för teamen, intressenter, och vanliga medarbetare vid olika perioder av projektet.

Definiera optimeringsfaser
Rom byggdes inte på en dag! Optimering är processen för respektive förekommande faser som måste definieras först: vad, när, hur och för vem?

  • Planering ‒ Preliminärt beskriver denna fas processer, tilldela anställda till projektets roller för deltagande, samla projektgruppen, definiera mål och beräkna tid för projektet, informera organisationen om möjligheten att kontakta projektgruppen.
  • Analys ‒ Du måste ägna analysfasen tillräcklig tid. Ju bättre analys, desto lättare är projektet i senare skeden av processen. Syftet med denna fas är att identifiera risker och deras nyanser, intressenternas struktur, potentiella hot samt möjligheter.
  • Verifiering av antaganden ‒ Detta är min ursprungliga proposition. Låt oss anta att projektet redan har startat, och vi vet vem som kommer att genomföra det; vi vet också hur lång tid det kommer att behöva tillika omfattningen. Så det verkar som om vi har allt räknat ut. Men ändå inte exakt. För att göra analysen meningsfull, efter färdiga mål, omfattning och projektschema bör antagandena verifieras; kanske behöver även listan över intressenter eller teamen filas på.
  • Realisering ‒ Det är självklart.
  • Implementering ‒ Innebär att man delar lösningar eller processer som utvecklats av teamen med projektets mottagare.
  • Stabilisering ‒ Planera en period i projektet med stabilisering, som är en god praxis efter dess genomförande. Projektgruppen bör under en tid vaka över effekten av sitt arbete. Tack vare det kommer det att finnas en möjlighet att lösa alla problem snabbare, och samtliga intressenter och användare kommer att få en känsla av att de inte lämnas ensamma. Denna fas bör pågå i minst två veckor.
  • Projektavslut ‒ En slutsats huruvida projektet passar in i en viss tid eller budget samt om projektet uppfyllde alla definierade målen. Ibland måste vi vänta längre på att det sista ska bevisas, till exempel 6 månader, bara för att kontrollera om de ursprungliga antagandena var fulländade. 

 

I slutändan, några mycket viktiga tips

  • Upprätta nyckeltal (KPI) – tack vare detta får du reda på om den införda ändringen medfört avsedda fördelar.
  • Organizational Change Management är en avgörande del i optimeringsprocessen. Folk ifrågasätter mycket ofta föreslagna ändringar. Försök att minimera negativa åsikter genom att ge så mycket information och utbildningar från början av projektet som det är möjligt. Ett nyhetsbrev för de användare som omfattas av förändringar kan också öka medvetenheten i organisationen och förbereda användare inför de kommande ändringarna.
  • Definiera kommunikationskanaler och ett sätt att kommunicera. Kom ihåg att ta hänsyn till alla de avgörande mottagarna för den genomförda optimeringen.
  • Lyssna på åsikter och feedback på de utförda ändringarna.
  • Var redo att utforska okända områden, men kom ihåg att du måste förbereda dig ordentligt. Även de bästa projekten faller om de inte är välplanerade, och mottagarna inte kände till de kommande förändringarna.

 

Det är allt i denna del av optimeringsserien! Nästa gång kommer vi att uppehålla oss vid analysmetoderna och analysteknikerna. Vi kommer också att dela våra favoritblandning av dessa.

Processoptimering inom IT – varför är det värt att göra det?

Processoptimering inom IT – hur genomför jag en analys korrekt i ett optimeringsprojekt?


Skriv din kommentar
Inläggen nedan modereras inte i förväg och omfattas därmed inte av webbplatsens utgivningsbevis.

Medlemsnyhet

Företag
Craftware

Wołoska 22
02-675 Warsaw
Poland
Craftware

Sänd till en kollega

0.063